2013年09月08日

1309 病医院の最初の経営改善点は

病医院の経営改善で
私が最初に着手するのは 現金&棚です


現金管理と棚には 病医院の秩序(ルールを守る気質)が出ますし、病医院の秩序は 患者件数、定着率、キャッシュフローに影響するからです

いくらコスト削減や成長戦略を提案しても、現金や棚が無秩序だと うまくいきません


現金管理の秩序を見るポイントは

【窓口現金の過不足について】
・過不足の発生頻度
・1回あたりの過不足金額
・過不足発生が判明するまでの時間

【窓口現金の残高管理について】
・窓口負担金を預かってから 預金(夜間金庫等)に振り込む日数
・窓口現金の残高を 金種表により 数える仕組み
・預金振込者、現金レジを締めた者、チェックした者の署名の有無


棚管理の秩序を見るポイントは

【薬品棚について】
・決まった保管場所以外の一時置きがないか
・ラベル等の表示があるか
・先入れ先出しが徹底しているか

【書類棚について】
・法定保存期間を超えた書類がないか
・年度ごとに保管されているか

【本棚について】
・古い本は廃棄してあるか
・個人所有の本はないか
・無作為に積まれていないか

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【医療経営セミナー情報】
平成25年9月29日in大宮ソニックシティ。テーマ「節税」。FAX申込はこちら→9.29.pdf
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2012年01月11日

878 経営リスクを管理する 8

8.PL(製造物責任)法のあらまし

PL法は 製造物の欠陥により被害が生じた場合 製造業者等の損害賠償責任について定めたもの

PL法の特徴
1. 無過失でも、欠陥があれば 賠償責任が生じること
2. 使用者の誤使用による事故も 欠陥であること

PL法で賠償責任を問われるのは
1. 製造業者、製造加工業者
2. 輸入業者(欠陥のある外国製品を輸入した者)
3. OEMやPB商品の販売業者

欠陥製品とは どういう製品か
1. 設計段階・製造過程に 安全性を欠いている製品
2. 説明文など使用上の警告に 安全性を欠いている製品

主な損失費用
1. 被害者への損害賠償金(医療費、逸失利益、慰謝料、修繕費など)、示談金
2. 弁護士費用、裁判費用

主なリスク対策
1. PL保険の加入
2. 取扱説明書、パッケージ警告文への工夫・改善
3. 事故発生時の製品回収マニュアル
4. 製品回収引当金(製品回収費用)の内部留保


【編集後記】
中小企業においても PL法対応や特許権争いが他人事でなくなってきました

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2012年01月10日

877 経営リスクを管理する 7

7.社内・株主が原因の経営リスク(2)

社員が原因の経営リスクは 発生頻度は高いが、リスク対策により 損失費用の高騰は予防できる

社員が原因の主な経営リスク
1. 労働災害、労働事故
2. 不当解雇、未払賃金、セクハラ、過労自殺

労働災害、労働事故に対するリスク対策
1. 労災保険(付加保険)の加入
2. 安全管理担当者の設置
3. 安全管理活動の啓蒙教育、QC活動の推進
4. 安全チェックリストの作成、周知徹底

不当解雇、未払賃金に対するリスク対策
1. 採用時に解雇事由、労働時間、休憩時間、休日を文書説明。雇用条件通知書の作成。タイムカード設置
2. 就業規則の閲覧・備置き、相談窓口の設置
3. 問題社員の問題行動、注意・処分内容の記録
4. 問題社員の処分基準(注意、異動、減給、解雇)の設定

セクハラ、過労自殺に対するリスク対策
1. 厚労省のセクハラ・過労自殺対策のガイドラインの参照
2. 相談窓口の設置
3. 労働時間・有給休暇の管理・チェック
4. 労働基準法など労働法の勉強会の実施

【編集後記】
専門家報酬(安全対策の外注)に予算を使うより、ボトムアップで制度を作り 運用し、更新する方が長続きすると思います 


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2012年01月09日

876 経営リスクを管理する 6

6.社内・株主が原因の経営リスク(1)

取締役は 次の法的責任を負い、経営リスクを負担する
1. 善良な管理者としての注意義務違反の責任
2. 忠実義務違反の責任。忠実義務とは 会社のため忠実に職務執行する義務のこと
3. 悪意・重過失による第三者への損害賠償責任

株主代表訴訟により 取締役は 経営責任を問われる
1. 株主は 取締役に 会社の損害を 賠償請求できる
2. 会社の損害とは 取締役の任務懈怠・個人流用、使途不明金支出、脱税・脱法行為、株価下落、買収失敗
3. 取締役は 経営判断ルールに沿った業務執行について 経営責任を問われない
4. 経営判断ルールとは 忠実義務を遵守し、利益最大化・合理的な経営判断をすること

株主代表訴訟に対する主なリスク対策 
1. 役員賠償責任保険の利用
2. 取締役の法的責任、経営判断ルールの勉強会の実施
3. 監査役・監視機能の強化

そのほか損失が過大になりやすい経営リスク&リスク対策
1. 印鑑・小切手の盗難・横領→金庫管理、定期監査
2. 顧客名簿・社内マニュアルの社外流出→管理規定作成
3. 保証人・連帯保証人・連帯債務者・根保証人の引受→契約内容の確認、リスク評価

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2012年01月07日

875 経営リスクを管理する 5

5.災害・事件・事故の経営リスク(2)

交通事故は 発生頻度が高く、損失費用が大きいため  予防策と損失費用の準備が必要

会社に責任が生じる交通事故
1. 社用車による交通事故
2. マイカー車両による業務中の交通事故
3. マイカー車両による通勤中の交通事故(そのマイカーを業務にも利用している場合)

主な損失費用
1. 被害者への損害賠償金(医療費、逸失利益、慰謝料、修繕費など)、示談金
2. 弁護士費用、裁判費用
3. 事故車両の修繕費、新規車両購入費
4. 交通事故による 保険料増加

リスク対策・リスク対策費用のポイント
1. 事故件数の把握
2. 業務に利用するマイカー、社用車の縮小を検討
3. 事故発生直後の行動マニュアルの作成、周知徹底
4. 事故の損失金額・原因・再発防止策の共有
5. 交通安全の啓蒙活動の実施
6. 業務に利用するマイカー、社用車の定期修繕
7. 業務に利用するマイカー、社用車の管理規定作成
8. 業務に利用するマイカー、社用車の任意保険加入

【編集後記】
加害者が法人の交通事故の示談交渉は 示談金も高くなるケースが多いです。ドライバーに対して 事故が起きても 最初に誤るな という指導をしている弁護士もいます。リスク回避という意味で コスト高でも 業務に利用する車両を縮小し、交通機関・タクシーの利用に移行した企業もあります

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2012年01月06日

874 経営リスクを管理する 4

4.災害・事件・事故の経営リスク(1)

火災・爆発、自然災害は 損失費用が巨額で 発生頻度が低いため、リスク対策は保険中心

火災・爆発に対する主な経営リスク対策
1. 被害予測に合わせた消火設備の設置
2. 被害拡大を止める建物構造・商品保管方法への変更
3. 安全管理担当者の設置
4. 社員への喫煙管理・安全啓蒙
5. 火災保険、施設賠償責任保険の手当て 

自然災害(地震、台風など)に対しては BCP(事業継続計画)の策定が必要

BCP策定の流れ
1. 市町村のハザードマップから 被害予測
2. 被害直後の行動チェックリストの作成
3. 社員の安否確認方法の決定
4. 社員へ安全教育を定期的に実施
5. 建物、設備、屋根、外壁を定期的に改修
6. 窓、シャッターの損壊・浸水対策を実施
7. 代替的な設備、仕入先、運送手段の準備
8. 在庫保管・製造拠点・営業拠点の分散
9. データのバックアップ
10. 最初に復旧する業務の特定

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2011年12月30日

871 ハインリッヒの法則

私は顧問先の現場に密着する際に、ハインリッヒの法則 を 念頭に置いています

ハインリッヒの法則とは 1つの重大事故の背後には29の小事故があり、その背景には300のヒヤリハットが存在する というものです


企業の経営破たん理由の1つは 管理ロスだと思っています

管理ロスとは 現金管理、債権管理、在庫管理、人事管理、債務管理 において生じた損失です

管理ロスの 一つ一つは 小さい損失で 体制に影響を与えるものではありませんが、チリも積もれば山となり、習慣化された管理ロスを改善するには 大きなコストが必要になります

地味な管理ロス改善に着手するより、事業投資に着手する方が 仕事としても楽しいので、管理ロス改善は 後回しになりがちです


経営破たんという大事故を引き起こす背後には 
取引先への賠償事故・示談金、社内での不正盗難、労働トラブル、脱税・粉飾決算などの小事故があり

さらにその背景には
現金過不足、在庫流用、ラッピング、不正経費精算、社内対立、ワンマン体制など 多数の管理ロスが存在するケースが多いです


経営リスク対策は 過去に起こった小事故、ヒヤリハットから 手をつけるのが有効だと思います

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2011年12月29日

870 経営リスクを管理する 3

3.経営リスクの管理方法(2) 

経営リスク管理の目的
1. 損失費用の負担を 最小にする
2. リスク対策費用を 最小にする

損失費用とは
1. 損害賠償金(医療費、慰謝料、修繕費、被害資産時価など)
2. 逸失利益、示談金、回収費、弁護士費用、訴訟費用など

リスク対策費用とは
1. 保険料、保守料、セキュリティ費など 外注委託費
2. 教育訓練費、マニュアル作成費、調査費、印刷費、備品費、担当者給与など リスク対策運営費
3. 定期修繕費など メンテナンス費

リスク対策費用を最小にするポイント
1. 想定しうる経営リスク全般に 広く浅くカバーする
2. 損失費用が巨額な経営リスク、発生頻度の多い経営リスクに対して 重点的にカバーする
3. 損失費用が巨額となる経営リスクは 保険が中心
4. 発生頻度の多い経営リスクは 内部留保が中心
5. リスク対策の 内製と外注のコストを比較する
6. リスク対策費用枠を 売上に合わせて 増減させる  

保険で 全ての経営リスクをカバーするのは コスト高。
計画的な内部留保が有効


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2011年12月28日

869 経営リスクを管理する 2

2.経営リスクの管理方法(1)

管理されていないリスクは 過大な損失になりやすい

経営リスクを管理する とは
1. 経営リスクを知ること
2. 経営リスク低減策を講じること
3. 損失費用を見積もり、原資を準備すること

経営リスクを知るポイント
1. 市町村ハザードマップから 地域の経営リスクを知る
2. 厚労省などの事故事例集、対策ガイドラインから 同業他社の経営リスクを知る
3. 過去の事故報告書、ヒヤリハット事例集、業務分析から 自社の経営リスクを知る
4. 洗い出した経営リスクの発生頻度を見積もる
5. 既存の損害保険・労働保険から カバーしていない経営リスクを知る

経営リスク低減策のポイント
1. 安全管理担当者を設ける
2. 業務マニュアルに 安全チェックリストを追加する
3. 契約書により、リスクを限定する
4. 事故情報・ヒヤリハット情報を 全社員で共有する
5. 損失発生時の初期対応マニュアルを作成・周知させる
6. 定期的に事例勉強会、訓練など啓蒙活動を行う
7. データ類のバックアップ、耐火金庫、耐震器具の利用など


経営リスクを考える上の法則として ハインリッヒの法則が有名
ハインリッヒの法則とは 1つの重大事故の背後には29の小事故があり、その背景には300のヒヤリハットが存在する というもの


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2011年12月27日

868 経営リスクを管理する 1

1.中小企業の主な経営リスク 

災害・事件・事故の経営リスク
1. 火災、爆発
2. 環境汚染
3. 地震、台風、雷雨、津波など自然災害
4. 盗難など刑事事件
5. 交通事故 など

社内・株主の経営リスク
1. 社長、安定株主の死亡
2. 株主の変動、株主提案権
3. 株主代表訴訟、役員賠償責任訴訟
4. 機密情報の流出、職員、顧客の流出
5. 内部告発(セクハラ、使途不明金、資金流用)
6. 労働災害、労使トラブル など

取引先の経営リスク
1. 債権の回収不能、取引先の倒産
2. 保証債務の履行
3. 損害賠償請求
4. 不適正取引の強要 など

そのほか 特殊な経営リスク
1. 製造物責任、リコール
2. 土壌汚染
3. 特許、著作権など無体財産権侵害

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2011年12月26日

867 経営リスクを管理する 序章

経営実務において 想定している以上の損失が出る可能性が高いリスクを中心に整理していきます

災害、盗難、自社株流出(株主代表訴訟、買収)、取引先倒産、賠償請求など 経営まわりには 本業リスク以外にも 多くの運営リスクが存在します


経営リスクを知っていれば 起きたらどうなるか予測でき(損失限度を事前に知ることができ)、小さい芽のうち摘み取ることができます 
 
弁護士ではないのでリスクが顕在化し、トラブルになった時に完全対応できませんが、中小企業から大企業まで 顧問が浸透しており、経営現場に密着している税理士なら 予防と初期対応ができると考えています

税理士以外に企業顧問が浸透している士業は少ないし、毎月定期的に 会社に出向く士業は 税理士しか いないので


法律による解決には 多くの時間とお金が必要で 法律により解決しても 損失の取戻しにならないケースもあるため 損害保険、対応マニュアル、教育など 損失を大きくしない仕組みづくりのポイントも含めて 整理していきます


税務は経営損失をどう考えるかも整理します。今回の震災損失も含めて整理します

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2011年11月28日

844 滞留債権の管理 8

8.滞留債権の回収行動(4)

(7)売買契約書を公正証書にするメリット
1. 債権者・債務者の双方(代理人も可)が公正役場で作成するため、公文書の強制力が生じる
2. 債務不履行時の強制執行条項(執行認諾条項)により、訴訟なしで 強制執行できる
3. 債務不履行時の違約金・遅延損害金・解除損害金条項により、部分回収できる

強制執行のポイント
1. 強制執行とは 財産差押・競売を経て 回収する法的回収手続きのこと
2. 強制執行するには 公正証書(執行認諾条項)、確定判決など債務名義が必要
3. 強制執行に備えて、仮差押え・仮処分の申請が有効
4. 仮差押えは 裁判所が 債務者の財産を差押え、財産の不正処分を防ぐ手続きのこと

訴訟による回収は コスト(時間・弁護士費用)が過大であり、勝訴しても 回収できるとは かぎらないことに注意

訴訟による回収でも コストが少額で済む制度

1. 少額訴訟(60万円以下の金銭債権が対象。審理1回)
2. 手形訴訟(手形が対象。審理1回)
3. 支払督促など

【編集後記】
ここまで強硬策に出る前に、債務者の弁護士から 法的整理の通知が来て 回収行動は終了というケースの方が多いです。ただ 債務者の中には 律儀な人もいて 整理後に 少額ながら振り込むケースもあります


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2011年11月25日

842 滞留債権の管理 番外2

得意先の売掛金が滞留化したら、第二会社にも要注意

担保権のない一般債権者(仕入先など)は後回しにして 第二会社方式による再生を図るケースがある

第二会社方式とは 第二会社に事業(資産、顧客、人)だけ譲渡し、債務(買掛金)を旧会社に置いていく または 旧会社を整理することにより 債務者と特定債権者だけ助かる手法

第二会社方式の例

・社長の妻、子息を名義社長にした別会社を設立して、事業を行う
・社長が 特定債権者の外注を請け負う(特定債権者の名刺で事業を行う)
・社長が 休業会社を買い取り 事業を行う など


債務者から 第二会社方式の提案を受けた場合

法的整理、私的整理ガイドライン、債権者会議などにより 平等性が保たれていない第二会社方式は リスク大(他の債権者から回収行動をとられる。同じ債権者なのに)

まずは 法的対応の費用対効果を測定する。弁護士費用、費やす時間などコスト計算と回収予測計算をして 法的対応すべきか判断する

法的対応では赤字になる場合も 第二会社方式を検討している債務者は 支払能力があるため 回収を優先させ、値引回収や現物回収などを図った方がいいケースが多い


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2011年11月24日

841 滞留債権の管理 7

7.滞留債権の回収行動(3)

(3)売掛金と買掛金の相殺の例
1. 債務者から商品仕入、債務者への外注により生じる買掛金と滞留売掛金を相殺
2. 内容証明郵便により相殺通知を出す
3. 債務者が持っている債権の譲受けも有効

(4)契約を解除して商品を引き揚げる流れ
1. 債務者に契約解除の催告書を出す
2. 契約解除により、自社商品を引き揚げる
3. 契約解除や同意なしの商品引き揚げは窃盗 
4. 債務者の承諾により 他社商品を引き揚げることも有効

(5)不動産、機械、債権、商品の担保設定のポイント
1. 債務者(関連者含む)所有の不動産に抵当権を設定し、登記をする
2. 抵当権実行により、担保財産を競売・任意売却し、滞留債権を回収する
3. 機械、車、債権、商品に譲渡担保を設定し、債務者が使用しながら、債権者に所有権を移転することも有効

(6)連帯保証人、保証人を付けるポイント
1. 債務者が法人の場合 社長・重役を連帯保証人とする保証契約書を作成する
2. 連帯保証人に内容証明郵便で滞留債権を請求する
3. 保証金と滞留債権の相殺、生命保険の契約変更、連帯保証人の債務引受(肩代わり)による債権回収も有効

【編集後記】
最初に支払条件変更の依頼を受けたときに どういう回収強化策をとるかが 回収率を左右します。初期対応時にスタートダッシュを図るには 正常取引時から 支払能力を知るのがポイントです



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2011年11月23日

840 滞留債権の管理 6

6.滞納債権の回収行動(2) 

支払条件の変更を求められたら、次により回収を強化したうえで 支払猶予、手形ジャンプ、分割払いに応じる
1. 売掛金を受取手形にする
2. 売掛金を貸付金にする
3. 売掛金と買掛金を相殺する
4. 契約を解除して、商品を引きあげる
5. 不動産、機械、債権、商品に担保を設定する
6. 連帯保証人、保証人をつける
7. 売買契約書を公正証書にする
8. 契約のまき直しにより、遅延賠償金条項、遅延利息の加算を追加する

(1)売掛金を受取手形にするメリット
1. 不渡り・倒産のプレッシャーを与えられるため、回収可能性が高まる
2. 今までの遅延利息を加算した手形を請求できる
3. 割引・裏書により、早期回収が図れる
4. 不渡り時には 手形訴訟により、早期解決が図れる

(2)売掛金を貸付金(準消費貸借)にするメリット
1. 契約により 定期回収、利息収入ができる
2. 担保を設定しやすくなる→金融機関と同レベルの債権者になれる
3. 今までの遅延利息を加算した貸付金を請求できる
4. 遅延時に 賠償金を請求できる
5. 消滅時効を2年から5年に延長できる

【編集後記】
支払をとばした債務者から回収するには、督促だけでは難しいです。法律が入る前、清算準備に入る前に 手を変え 品を変え いろいろな回収方法を提示することにより 時間をかけずに 回収率を高めるのがベターです。債務者の言葉を信じて待つことにより 時間が過ぎていくことは 回収率を下げることになることが多いです


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2011年11月22日

839 滞留債権の管理 5

5.滞納債権の回収行動(1)   

滞納債権の回収行動は 事実・証拠固めにより、消滅時効を中断することから

債権の種類と消滅時効の期間
1. 小切手の請求権:6ケ月
2. 手形の請求権:1年
3. 商品の売掛債権:2年
4. 医師等の未収債権:3年
5. 法人の賃借金など:5年

消滅時効の中断に効果的な事実・証拠固めの例
1. 契約書、請求書、メールなど取引書類を収集
2. 債務を承認する書類に署名してもらう
3. 返済予定日など記載した書類に署名してもらう
4. 一部入金してもらい、領収書控えに署名してもらう
5. 電話・FAXによる督促、訪問して督促
6. 内容証明郵便(配達証明付き)により請求

電話、訪問など回収行動の注意点
1. 費用対効果により回収行動を考える
2. 督促連絡先は 会社、自宅、携帯電話
3. 督促訪問先は 会社、自宅
4. 連絡・訪問する時間は 朝、夜も可
5. 恐喝、詐欺にならないように督促する
6. 返済予定日を記載した書類への署名、一部入金など次の回収行動につなげる

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2011年11月21日

838 滞留債権の管理 4

4.債務者の支払能力を知る 

債務者が事業者(法人、個人事業主)の場合 支払能力を把握することが第一 

支払能力を把握するために収集する情報
1. 法人登記簿謄本、個人の住民票
2. 所有不動産の登記簿謄本、路線価、地図
3. ホームページ、会社案内、組織図
4. 求人広告、決算公告
5. 信用調査会社・金融機関の信用調査資料

支払能力の変化を把握するために定期的に収集する情報
1. 債務者が法人の場合 決算申告書、社員数、取引先、借入先、自社のシェア
2. 債務者が個人の場合 源泉徴収票・確定申告

次の場合 支払能力が低下しているおそれがある
1. 支店、営業所、工場を最近閉鎖している
2. 滞留債権、不渡手形、破産債権等を持っている
3. 特定者の手形取引が増えている
4. 同一者の受取手形と支払手形がある
5. 支払手形に事業と無関係の会社がある(融通手形)
6. 遊休資産(不動産、株、保険)を売却している
7. ノンバンク、個人から借入している
8. 給料支給が遅れている、退職者が増えている
9. 粉飾決算、脱税申告をしている

【編集後記】
得意先に決算書をよこせ とは言いづらいが、メインバンクや顧問税理士から うるさく求められている とか言って 何年かに一度は 取り寄せを試してみては

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2011年11月19日

837 滞留債権の管理 番外

支払能力があっても、支払わない債務者(法人の場合 代表者) の見分け方

支払能力があっても、支払わない債務者(法人の場合 代表者)には要注意。支払能力があっても支払わない債務者は 性格、生活上の特徴から 予測できる


一度でも支払をとばした債務者は 要注意

一度支払をとばした債務者は 二度目もある。たとえ債権残が減っているとしても、支払条件の延期の再度の申し入れに応じるのは危険

支払をとばす債務者は 支払の優先順位を第一に考えている。この債権者は 支払をとばしても大丈夫と考えているので 支払能力があっても支払わない可能性が高い


高級車を何台も持っているなど身分不相応の支出が多い債務者は 要注意

高級車が好きな事業者は多い。購入だけでなくリースなど経費にしやすいので、家計と事業の区分が不明確な分、出費のゆるさが出やすい。出費にゆるい債務者は お金は借りればいいと思っているため 要注意

そのほか 事業に無関係な不動産投資や金融投資が好きな債務者も同じ


お酒を飲むと大きなことを言ったり、約束をすぐ忘れたり、他人の支払はとばすのに、自分や親族への給与は きっちり支払っている債務者 も要注意

相手の顔を見てない人は 自分も見えてないことが多い


債務者(法人の場合 代表者)の私生活や性格を把握しておくことは 支払能力を把握するよりも重要。

支払能力があっても、支払わない債務者かどうか 見極めておくことが 滞留債権の損失を最小限に抑えることにつながる


【編集後記】
なかでも一番注意すべきは 他人の支払をとばしておいて、自分や親族の給与は きっちり払っている債務者である


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2011年11月14日

832 滞留債権の管理 序1

売掛金、貸付金など債権の回収が滞った場合の初期対応について整理します

ほとんどの税理士がそうだと思いますが、私も実務では 破たん直前の債務者側、得意先の倒産に困っている債権者側 の両サイド とも見ています

また 私自身も顧問先から顧問料不払を受けたこともありますので(現在は2ケ月顧問料が遅れた場合 契約解除していますが)今まで経験したこと、勉強したことを中心に 滞留債権管理について整理します


トラブルが起きてからでは遅いので、弁護士を顧問に入れ 予防法務(契約書など文書類)を整備するのが一番ですが

企業側にとって 弁護士の法人顧問は 保険料みたいなイメージが強く、予防というより 何の手も打てなくなったときに 初めて相談するケースの方が多いと思います 

弁護士費用や法的対応に費やす時間などのコスト が 法的対応による回収金額に見合わないことも多いです



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2011年03月21日

665 事業主の方は被災対策としてBCP策定を顧問税理士に相談下さい

BCPとは 緊急時に会社を存続させ 従業員の生命と会社の財産を守るために何をするかをプランニングすること
BCPの目的は 復旧事業(中核事業)のしぼりこみと 復旧計画の策定の2つ


無計画、事前準備なしの事業復旧活動は 事業縮小・廃業リスクが高まるだけ。計画通りに動くことが目的でなく、事業を継続させることが 目的になります


まずは BCP策定に際し、自社地域の発生可能性の高い自然災害を調べる
自社が所在する地域で発生リスクの高い自然災害を調べ、その災害が起きたことを想定して 中核事業の影響を試算する

中核事業にかかる経営資源(ヒト、商品、設備、お金)も相当ダメージを受け 滅失していることを前提に 復旧計画を策定する

残っている経営資源に応じて どこにどれだけ配分するか。代替手段は どういったものがあるのか が復旧計画に盛り込むべきポイントだと思います


復旧期間がどれくらいなら 顧客から契約を解除されないか、キャッシュフローが維持されるかを試算する
ライフラインが一定期間で復旧することを前提に 社員・協力会社との連絡手段、資金繰り、代替設備・代替輸送手段を事前に決め 復旧計画モデルを数パターン用意しておく


資金調達は政府系金融機関の緊急時融資・保証枠の情報収集をしながら、加入している共済、保険の請求手続きを行うことを計画に盛り込む
請求手順、請求から入金の期間も事前に調査。資金調達の窓口も調べておく


復旧計画の策定とともに、情報のバックアップ手段、保険・共済制度の管理を更新しておく


【編集後記】
税理士は 生活者をサポートすることは出来ませんが、事業主と事業を守ることはできると思います

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2009年09月12日

335 経理のIT化をすすめたい方へ

経済産業省の推進する J−SaaS(ジェイサース)は 1つの選択肢かもしれません

 https://www.ec.j-saas.jp/shop/main 

J−SaaS内にある会計ソフト、給与ソフト、受発注ソフトを利用し、インターネットによる分散入力ができれば 集中しがちな事務業務を分散できます

今のパッケージソフトは低価格で高性能なので 会計事務所へ入力外注する必要もなく、初心者でも入力できる仕組み(入力に慣れる仕組み)があります

今までのパッケージソフトは失敗したときの 初期投資のムダがあったのですが 利用に応じた支払いなので 失敗したら 変えることも簡単です

経理ノウハウや経理能力がなくても 会計事務所に外注するのでなく 自社でパッケージソフトを活用すれば タイムリーな経営情報 低コスト運営が可能だと思います。その仕組みが J−SaaSの中にあると思います

会計事務所の関与の仕方も むしろパソコン経理の指導や助言、不正チェックなど付加価値サービスに重点をおけます
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2009年02月26日

196 経理業務の定型化 8

8.電子帳簿で経理コストを削減 

経理帳簿書類は7年保存
1. 7年分の帳簿書類を紙媒体で保管する場合、保管スペース、保管コストは膨大であり、その書類をデータ化できれば 経理コスト削減可
2. 電子帳簿保存法の改正により、紙ではなく、データによるスキャナー保存が可能
3. スキャナー保存の適用を受ける場合 税務署長の承認と、一定要件を満たしたスキャナーが必要

スキャナー保存の流れ
1. 自社で作成した請求書や取引先から受領した3万円未満の領収書などをスキャナーでデータ化し、データ入力者が電子署名をして、タイムスタンプを押し、サーバーに保存
2. データ作成者と作成日を、電子署名とタイムスタンプで証明するのがポイント
3. スキャナーは、一定解像度以上のカラースキャナー
4. データの訂正・削除の履歴が確認でき、検索機能が使える必要がある

スキャナー保存できない帳簿書類(紙保存書類)
1. 決算関係書類
2. 3万円以上の領収書・契約書、預金書類、手形・小切手、納品書など


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2009年02月25日

195 経理業務の定型化 7

7.モニタリングが継続のポイント 

監査役に、現場のチェックマンになってもらう
1. 現場にいない非常勤役員や相談役より、中小企業の監査役は、現場チェック(モニタリング)をする
2. 監査役が、日常業務(伝票と商品の流れ)が、マニュアル通りに実行されているか監査(担当者のクセを排除)
3. 現金出納業務が、マニュアル通りに実行されているか、金庫実査、小切手帳・手形帳の管理表と突合せ
4. 会計入力業務が、マニュアル通りに実行されているか、データと伝票、領収書などと突合せ
5. 現場担当者から、マニュアルの問題点を聞きとり、社長に改善提示し、マニュアルの修正を検討

現場の上司に、マニュアルの更新を検討してもらう
1. OJT(上司から部下へマニュアルを通して教育する)の中で、マニュアルの問題点に気づいた場合、マニュアルの修正を検討(役員会などで審議)
2. マニュアルは全体の体系の中にあるので、現場担当者が使いづらいという理由だけで、勝手に修正させない方がいいが、現場の意見(ボトムアップ)がないと、マニュアルは 絵に描いた餅になる
3. マニュアルの勉強会の実施により、全社員に周知

マニュアルから規程(ルール)をつくる
1. 誰に、何の権限があり、何をしてはいけないかルール化
2. 各業務の名称・用語・文書ひな形を統一化、定義化
3. 規程違反者に罰則強化

【編集後記】
中小企業に経理規定が必要か、導入して機能するかは 会社によって異なりますが、業務マニュアルはあれば、機能し、ベテラン社員が退職した際などの緊急事態に効果が出てきます
マニュアルを作成する場合、文書の言い回しや、形式にこだわらず、箇条書きで、どんどん文書化し、みんなで話合い、更新するのが 成功のポイントです

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2009年02月24日

194 経理業務の定型化 6

6.定型化で経理業務を広げる 

管理業務の定型化により管理コスト削減
1. 経理主体で売掛金・在庫管理が出来るように、定型化
2. 受注→発注→入庫→在庫→出庫→請求→回収のフローチャートに沿った業務手順書を作成
3. 各プロセスのルールを文書化(規程づくり)

売掛金管理
1. 市販の販売管理ソフトにより注文書、出庫確認書・請求書、得意先元帳を作成(得意先の指定伝票排除)
2. 経理不正(回収隠ぺい、規程逸脱の販売条件など)防止のため、メール受発注や残高確認書を発行
3. 回収が遅延したとき、売上限度(与信)を超えるときの緊急対応マニュアルを作成
4. 販売条件・値引率のルール化、新規取引時の顧客カルテ、アフターサービス・クレーム時の対応マニュアル

在庫管理
1. 入庫時の検品(納品伝票と商品の流れ)と在庫方法(積み方、置き場所)、出庫の業務手順書作成
2. 実地棚卸の業務マニュアル(棚卸日、対象商品、先入先出、期限)の作成
3. 不良品の定義を文書化し、5Sを実現
4. 市販の在庫管理ソフトによる帳簿残と実地残高の差異の検証方法(伝票ミス、実地棚卸方法)


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2009年02月23日

193 経理業務の定型化 5

5.経理マニュアルの一例 

会計データ入力マニュアル 
1. 会計データ入力マニュアルのポイントは、勘定科目の基準つくり
2. 財務諸表規則など会計基準に基づく勘定科目、その勘定科目の内容、消費税の取扱を文書化
3. 勘定科目のうち、内容や取引先、金融機関の異なるごとに、補助コード、部門コードを設定
4. 会社独自の勘定科目は設定しない方が、業務の標準化(誰が作業しても同じレベルの結果になる)がしやすい
5. 勘定科目の具体的内容をマニュアルに積上げていくことが、マニュアル熟成のポイント

出納業務マニュアル
1. 出納業務マニュアルの内容は現金、預金、小切手、手形の受入と払出業務の手順、コツ、専門用語が記載
2. 誰が出納業務を出来るか(担当者以外の業務禁止)
3. 伝票、領収書、お金の流れのルーチン化(イレギュラーは社長でも許さない)
4. 小切手、手形の取扱説明と注意点を記載
5. 現金、預金(金融機関ごと)、小切手、手形の出納帳、管理帳を記載し、帳簿残を算出するまでの手順説明
6. 金庫、レジの実地残を誰がどのように調べるか、帳簿残との差をどのように調べるかを記載、

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2009年02月20日

191 経理業務の定型化 4

4.経理マニュアルの作成・運用

マニュアルに何を書くか
1. マニュアルとは、業務の手順書であり、その業務の内容(何を、何時間かけて どうするか)を書く
2. 初心者でも そのマニュアルを見て、一定水準の業務ができることを 目的とする(専門用語集をマニュアルに添付してあると便利)
3. 初心者で起きやすいミス、成功するためのコツを付記
4. 業務を目で見えるようにするのがマニュアルの目的であり、誰が作業しても一定レベルの品質を維持できる

どの業務をマニュアルにするか
1. 毎日の日常業務(入出金、預金、会計データ入力など)から、マニュアル化
2. 毎日のルーチン業務→毎週のルーチン業務→毎月のルーチン業務→毎年のルーチン業務の順
3. マニュアル化できない業務は、経営理念・社長の思想、過去の業務文書から判断

マニュアルの利用方法
1. 熟練者ノウハウを文書で承継できる(文書やイラストで伝わらない場合 ビデオなども有効)
2. OJT(上司と部下の職場内訓練)で利用
3. マニュアルの業務レベルと業務の完成度合により、人事評価が出来る(職能給、成果給などと連動可)
4. 中堅社員向け、パートタイマー向けのマニュアルがあると、育成計画とも連動可


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2009年02月19日

190 経理業務の定型化 3

3. マニュアル作成前にフローチャートづくり 

自分の業務と前後の流れを書きだす(業務の見える化)
1. 全体の中で自分の担当業務の機能を知ることが目的
2. 前後の流れをつなぎ合わせて、フローチャートを作ると、不要な業務が見える、業務のボトルネックが見える
3. フローチャートにより、誰が何を担当し、どのような成果を出しているか見える(人事考課に使える)
4. フローチャートから 類似業務をまとめ、誰を担当者にすべきか、誰がマニュアルを作成すべきかが見える
5. フローチャートから 不要なプロセスと判断した業務は、マニュアル作成しないで済む

商品、お金、伝票の流れを同時に見る
1. フローチャート表(業務の流れ)は、業務内容と商品、お金、伝票の流れを同時に見ると業務改善に 効果的
2. フローチャートで業務の流れを見たら、その業務の作業手順を文書化し、作業ごとにマニュアル作成を検討

フローチャートによる業務改善
1. フローチャートにより、その業務の工程プロセスと経営効果、コスト(時間、人件費、経費)を把握
2. その業務が効果とコストの関係から、必要かの判断
3. その工程プロセスを短縮できないか、短縮できない原因(ボトルネック)はどこか、誰か の抽出
3. 工程プロセスの順序を変えられないか、もっと簡素化できないかの話合い

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2009年02月18日

189 経理業務の定型化 2

 2. マニュアル作成前に5Sの徹底 
 
5Sとは、職場内の整理、整頓、清掃、清潔、しつけ
1. 整理とは、職場内の不要なものを捨てること
2. 整頓とは、所定の場所に必要なものがあること
3. 清掃とは、職場内の掃除をすること
4. 清潔とは、整理・整頓・清掃を維持すること
5. しつけとは、習慣づけられたルール
6. 業務定型化は、5Sが出来ないと、書類とファイルが増えるだけ

5Sは業務定型化のスタート
まずは整理(不要なものを捨てる)から
1. 経理資料は、年度ごと、重要度ごとに区分して整理
2. 一般資料(請求書、領収書、社内文書)は 7年保管後廃棄し、重要資料(契約書など)は保管
3. 社長の書類廃棄の基準を、整理のマニュアルにする
4. 整頓(置き場所の決定)は、事業部単位で行ってから、全社単位でマニュアルに落とし込む
5. 清掃は毎日5分、半年に一度は半日など全社ルール化
6. 清潔は、5Sの徹底のための啓蒙教育の徹底、他社の見学、チェックシートの作成など

マニュアル作成と5S
1. 整理して廃棄した書類に、マニュアルは作る必要ない
2. 整頓マニュアル通りに置かれているか、管理者がチェックすることで、5Sが維持(しつけ)される

【編集後記】
5Sは 上場企業から個人事業主まで すべての事業者に共通する業務改善のスタートだと思います
5Sの成功のポイントは 社長の本気度だけです  
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2009年02月17日

188 経理業務の定型化 1

1.経理業務の定型化のあらまし 

中小企業の業務定型化の目的は 低コスト経理の実現
1. 少ない経理職員でも、通常業務がまわる体制をつくる
2. 経理の初心者でも、出来る体制をつくる
3. 経理職員が人事、総務、営業事務など職務を拡大し、一人何役もできる体制をつくる
4. 中小企業は業務定型化により、営業・製造(自社の核)中心のコンパクトな組織づくりを目指す

定型化の手法
1. 業務の文書化・データファイル化・データ共有化
2. 職場内5Sの徹底
3. 業務フローチャートの作成
4. マニュアル作成、運用、更新
5. チェックリストの作成、運用、更新
6. 経理規程・経理基準書、専門用語集の作成、更新

まずは業務の文書化・データ化・共有化から
1. 作業者が 業務ごとに、業務内容を文書化し、データ化し、社内ネットワークにより共有化する
2. 複数の作業者が作成した同一業務の異なる文書・ファイルを1つに統合する
3. 作業月ごとのファイルを作成する(経理業務は前年同月と同じルーチン業務が多いため)
4. 文書化された業務から マニュアル、チェックリスト、経理規程などが作成できる
5. 文書化された業務から、ムダ・ムラ・ムリが見える
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2008年12月30日

162 お勧めの会計ソフト、給与ソフト

10年間で 弥生、奉行、PCA、会計王、エプソン、TKC、JDL、大塚商会スマイルα、東芝帳作くん、などの会計ソフト、給与ソフトを利用しました

専用サプライを購入する煩わしさもなく、価格以上の機能があるのは、弥生会計とエプソン給与応援だと思います

販売管理との連動や、会社の規模が大きくなり部門管理を考慮すると 奉行シリーズが優れていますが、一般中小企業には、弥生会計と給与応援をお勧めします

税理士事務所を前提にする会計給与ソフトや、高額のオーダーメイドソフトは トータルコストが10倍以上違います

中小企業は、そこまで管理コストをかける必要性は低いと思います。パッケージソフトに業務を合わせる方が 失敗しません

事務所ホームページ http://www.ac.auone-net.jp/~ym102090/  
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2008年07月21日

42 会計ソフト比較A

会計ソフト比較A 

経理自立のための 経理ソフト選び

低価格パッケージソフトでも高機能
1.経理自立で重要なのは  初期指導 初期登録
2.ネットワーク(分散入力)の必要性があれば パッケージソフトでネットワーク版を検討
3.会計ソフト 給与ソフト 販売ソフトの連携は優先しなくても 各々違うメーカーでも可   

会計ソフト
1.会計ソフトの入力は 90%定型的
2.初期指導料にお金をかけ、入力者が 社内定型入力マニュアルを作る方が 経理自立に直結 
3.決算書だけを自社作成するのが目的であれば エプソン JDLの低価格ソフトでも十分
4.決算添付書類(勘定内訳書 事業概況書 固定資産台帳など)を自社作成するなら 弥生会計がおすすめ
5.分散入力や他ソフトとの連携が目的なら 勘定奉行がおすすめ 
 
給与ソフト
1.源泉事務は 国(年末調整)地方税(給与支払報告書作成)社会保険の3種類あり
2.全ての計算書類 届出書類を サプライ用品を買うことなく 白紙印刷できるソフトが トータルでコスト安
3.情報の重要性から パスワードを頻繁に変えられること 自動バックアップ機能があることは 確認した方がいいです
4.社員数が多く給与計算だけでも時間がかかる場合 タイムカードと連動したソフトにより給与計算を自動計算できるものもあります 


販売ソフト
1.エクセルでも取引先管理は可能(入出金はインターネットバンキング 請求書発行はフリーソフト)
2.販売ソフトは 経営管理資料 DM宛名作成 在庫管理などの機能もある

販売ソフト専用機(東芝帳作くん 大塚商会スマイルα 楽一など)
1.セミオーダーメイドのソフトであり パソコンが苦手な人でもできる(かゆい所に手が届く設計)
2.投資額が大きいデメリットあり 
 
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2008年07月20日

41 会計ソフト比較

会計ソフト比較 

以下のソフトは 全てロングセラーの優秀なソフトですが 使っていて気付いた ほんの少しの違いを書きました

TKC
1.税理士事務所との連携を前提にした会計ソフト(市販されていません)
2.導入後は 経営分析や決算予測など 税理士事務所のサポートにより 経営情報として活用しやすい
3.一度月次を締めると 遡って訂正削除できません。TKCの決算書が信頼性が高いといわれる理由です

JDL
1.自社完結もできるし 税理士事務所との連携もできる(会社のレベルに合わせて対応できる)
2.低価格の会計ソフトから プロ仕様の会計ソフトまで市販している
3.メールでのデータ送信が カンタン
 
勘定奉行
1.販売管理ソフト 給与管理ソフト 在庫管理ソフトなど連携性あり、ERPが少額投資で可能
2.自社で完結することを前提に設計、訂正削除入力が可能
3.LAN構築もでき ネットワーク管理や分散入力が可

弥生会計
1.税理士事務所から中小企業 個人事業主 中堅企業まで幅広く使える会計ソフトです
2.給与台帳 固定資産台帳 事業概況書 消費税申告書 勘定内訳書など作成可
3.エクセルファイルに変換可 

エプソン財務応援
1.低価格だが 自社完結可(消費税申告書作成可)
2.摘要内容から 会計科目を入力できる
3.他ソフトと比較して カラー画面が少ないですが 見にくさはありません

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2008年06月24日

20 カンタン経理入門 7

 7. 予算管理の考え方 

経理の自立により 予算管理が可能
1. 経理がカンタンになれば、自社で経理が出来るようになり、予算管理が出来るようになる

予算管理の考え方
1. 予算とは 短期的(1年、1月、4半期)利益計画です
2. 予算は 目標ではない (常に 予算と実績の比較の必要があり、未達成の場合 責任を伴う)
3. 予算の実績データは 今日の実績データであり、2ケ月前のデータでは遅い(税理士事務所作成の試算表では遅いため予算管理が出来ない)

予算計画の策定方法
1. 予算より先に 経営計画を策定(経営計画とは 中長期的な利益計画)
2. 経営計画を策定する際、経営計画の修正があった場合  その都度修正計画を策定するか、事前に何通りかの修正案を策定しておくか いずれか決める
3. 経営計画を策定したら 予算計画におとしこむ(経営計画を達成するには 短期的な予算計画において どこまで達成すべきか数値化) 

税理士事務所担当者の活用事例
1. 経理を簡素化するノウハウの提供を受ける
2. 予算管理の作成サポートを受ける

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2008年06月23日

19 カンタン経理入門 6

6. 会計ソフト導入メリット 

会計ソフトの導入メリット
1. 現預金出納帳、元帳、税理士事務所入力用の資料、伝票などの書類の作成不要
2. タイムリーな経営情報が得られるので 会社主導の予算管理が可能(今日の試算表を 今日見れる)
3. 簿記の知識なくても、帳簿作成、決算書作成ができる
4. 会計データが社内に蓄積されるので、経理担当者が急に退職しても、経理が中断しない

初期指導・初期設定がポイント
1. 会計科目は 最小に設定(会社独自の科目は使用しない)、補助科目を詳細に設定
2. 簿記の知識がなくても、取引内容から仕訳が自動計上するように設定 (定型仕訳の登録)
3. 取引先名から会計科目を連想できるように設定

会計ソフト(自社計算)のデメリット
1. 会計ソフトに入力する人へ給与を払うより 税理士事務所へ手数料を払う方が 安い場合がある

※税理士事務所が入力した試算表の特徴
1. 完成度は高いが、2ケ月遅れであり、タイムリーな経営情報は得られない (80%の完成度でも タイムリーな試算表の方が経営情報として有効)

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2008年06月22日

18 カンタン経理入門 5

 5. 給与管理について 

給与計算手続き
1. 源泉徴収税率表、社会保険料率、住民税通知書から控除額を算定、給与台帳を作成
2. 1月〜12月の給与台帳の集計をして、年末調整計算
3. 4月〜翌3月の給与集計をして、労働保険計算
4. 入退社時、昇給時、賞与支給時など 社会保険手続書類作成

外注のメリット・デメリット
1. 外注すれば 自社に税金・社会保険の知識を持つ人を雇わずにすむ
2. 給与の額など個人情報が 漏れるリスクがない
3. 外注費用が高い

給与ソフト(自社計算)の活用メリット
1. 税金・社会保険の知識が無くても、年末調整、社会保険手続きが出来る
2. 10万円程度のパッケージソフトでも十分な機能があるため、外注より安い

個人情報漏えい対策
1. 入社時に秘密保持契約を結ぶ、役員給与などのアクセス制限をするなど

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2008年06月21日

17 カンタン経理入門 4

4.売上・支払管理について

取引先別元帳を作成する場合
1. 請求書を発行した時 得意先元帳の売上欄へ記入し、請求書を受け取った時 支払先元帳の発生欄へ記入
2. 売上入金があった時、仕入など支払った時 得意先元帳、支払先元帳の決済欄に記入
3. 取引先別元帳を会計科目別(売上高、仕入高など)集計
4. 売上金の回収管理、支払先の支払もれ管理が必要

手形がある場合
1. 手形を受け取った場合 得意先元帳の決済欄と、手形帳に記入(決済管理)
2. 手形を振り出した場合 支払先元帳の決済欄と、手形帳に記入(決済管理)
3. 手形決済日ベースで資金繰り表を作成する必要あり

売上・支払管理の改善事例
1. 手形を無くす
2. 支払日、入金日をそれぞれ統一する
3. 会計ソフト導入により、元帳作成がカンタンに出来る
4. 販売ソフト導入により、請求書発行、決済管理、元帳作成、会計データ集計がカンタンに出来る
5. 紙ベースの請求書の送受信を止め、データにより請求書を送受信(電子署名によりセキュリティー向上)

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2008年06月20日

16 カンタン経理入門 3

3. 経費精算について 

会社が経費(実費)を従業員へ後払いする場合
1. 従業員が経費精算報告書(領収書貼付)を作成
2. 給与支給時(または報告書提出時)に精算払い
3. 経費精算報告書を会計科目ごと(交通費、交際費、会議費など)集計

会社が経費(定額概算)を従業員へ前払いする場合
1. 会社は従業員の請求時(または毎月定時)に 前払金(定額)を補充支給
2. 従業員が経費精算報告書を作成し、前払金を管理

経費精算の改善事例
1. 後者の前払制の方が管理はラク(不正チェックのみ)
2. 経費精算報告書提出日、従業員への精算日を決め、それ以外の都度精算はしない
3. インターネットを利用した経費精算入力により、経費精算報告書の作成不要
4. エクセルなど経費精算報告書をデータ提出することにより、集計がカンタン

クレジットカード利用時の留意点
1. カード利用明細書の発行が タイムリーでないため、別管理が必要
2. 交通費利用に絞る方が効率的。交際費利用は明細書のほかに領収書が必要(資料が多くなるデメリット)

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2008年06月19日

15 カンタン経理入門 2

2. 預金管理について 

預金管理入門
1. 口座ごと預金出納帳を作成。毎日 通帳記帳し、預金出納帳に記入
2. 売上入金の場合 得意先元帳(文具店市販品)の入金欄に記入。仕入や大口の経費支払の場合 支払先元帳の支払欄に記入
3. 小切手の決済を確認した場合 小切手帳にチェック(未決済小切手を確認)
4. 小切手帳は金庫管理し、事前押印はしないなどの盗難防止策をとる

インターネットバンキングの活用
1. 通帳記帳の時間(窓口待ち時間、移動時間)が不要
2. データをエクセル加工できるので 得意先元帳や支払先元帳への転記(コピー&ペースト)や消し込みが ラク
3. 経理以外の人でも インターネットから 入出金確認や振込みが出来る(社長管理口座が出来る)
4. 総合振込、給与振込の依頼書作成が カンタン
5. 電子納税により、納税手続きが カンタン

預金管理の簡素化事例
1. 会計ソフト導入により、預金出納帳作成が不要
2. 預金口座数を減らす、預金口座を用途別(売上入金用、店舗用など)に作ることにより 管理が効率化
3. 小切手払いを無くし、振込支払へ移行
4. 自動引落は 不明瞭支払のリスクがあるので要注意

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2008年06月18日

14 カンタン経理入門 1

1. 現金管理について 

現金管理の留意点
1. 入出金に際し 帳簿記入、ファイリングを 時間をかけず、時間を空けず 同時に行うのがポイント

個人事業主(社長もちだし現金含む)の現金管理
1. 現金は 小口の経費(1万円未満の経費)に絞り、売上入金や大口の経費は 事業用預金口座を利用
2. 財布が2つ(個人用と事業用)あればベスト。出金伝票(文具店市販品)を持ち歩き、経費支払のつど記入し、領収書を貼付 (経費もれ防止)

会社の現金管理入門
1. 入出金の都度 現金出納帳(文具店市販品やエクセルフリーソフト)へ記入し 領収書をファイリング
2. 現金出納帳の現金残高と 金庫(レジ)の現金残高を毎日 突合せ(現金出納帳作成者と現金実査者が異なれば 経理不正防止)
3. @小切手を受取った時 現金出納帳の収入欄と小切手管理帳の取立欄に記入 A銀行に預けた時 現金出納帳の支出欄と小切手管理帳の預入欄に記入 

現金管理の簡素化事例
1. 会計ソフト導入により、現金出納帳作成が不要
2. 小口現金(金庫)を無くし、経費前払精算制(後述)移行することにより、小口現金管理不要
3. 小切手入金を無くし、振込入金へ移行

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